‘De computers in de UB werden die dag trager en trager’, vertelt masterstudent klinische psychologie Pieter Krol. Het was april en hij was ongeveer halverwege zijn masterscriptie. ‘Die stond open, net als een aantal andere belangrijke documenten. Internet werkte op den duur nauwelijks nog en Word liep telkens vast. Uiteindelijk besloot ik alles maar op te slaan en af te sluiten.’ Toen hij de volgende dag een nieuwe poging waagde, deed hij een vervelende ontdekking. ‘Mijn scriptie was weg. Althans, ik vond alleen een oudere versie terug. Bij de ISSC-helpdesk in het Lipsius konden ze nog een iets recentere versie tevoorschijn toveren. Maar het werk van de afgelopen dagen was verloren gegaan.’ Rond de koffieautomaten in de Universiteitsbibliotheek hoort hij meer van zulke verhalen. ‘En wie niets kwijt is, kent in elk geval de dagenlange ellende van trage computers. Echt heel vervelend. Studenten moeten hier de faciliteiten hebben om te kunnen studeren.’
De traagheid treft ook andere faculteiten. ‘Vooral grote Word-documenten, met lange artikelen, hebben er last van’, vertelt Judit Altena, promovenda aan het Instituut voor Strafrecht & Criminologie. Marieke Dubelaar, die daar dit jaar promoveerde, ondervond dat ook. ‘Naarmate mijn proefschriftbestand groter werd, werd het lastiger. Problemen manifesteerden zich bijvoorbeeld bij het opsporen van kleine foutjes. Wanneer je met de zoekfunctie van treffer naar treffer ging, kostte dat onevenredig veel tijd.’ Altena, die sinds 2010 in Leiden werkt, denkt dat het vooral een probleem van het laatste jaar is. ‘Maar het wisselt per dag. Vanmorgen liep het systeem als een zonnetje.’
Eind april stuurde vice-collegevoorzitter Willem te Beest alle medewerkers en studenten een e-mail over gevallen van traagheid, uitval en dataverlies, waaraan dan al een tijdje hard gewerkt wordt. De exacte oorzaak is nog onbekend, schrijft hij. Ook afgelopen maandagmiddag waren er weer bereikbaarheidsproblemen en traagheid op de netwerkschijven.
Jeanette Vonk, sinds 2012 directeur van het ICT Shared Service Centre (ISSC): ‘De gegevenshoeveelheden groeien, dus we moeten over naar nieuwere systemen. We zijn daar hard mee bezig en we hebben al serieuze stappen genomen. Omdat we de winkel intussen moeten openhouden, zijn hiccups onontkoombaar. Ik heb het trouwens aan de helpdesk gevraagd: zo’n tien studenten waren werk kwijt en bij zeker de helft is dit opgelost. Onwijs vervelend, maar in de totale orde van grootte valt het dus wel mee.’
Het ISSC ontstond in 2010, toen de ICT-voorziening van de faculteiten Sociale Wetenschappen en Wiskunde en Natuurwetenschappen met de oude I-Groep werden samengevoegd. Daarin waren Rechten, Geesteswetenschappen en het Bestuursbureau al ondergebracht. Met de reorganisatie zouden 14,5 voltijdbanen verdwijnen en er zou vijf ton bespaard worden. ‘Dat is eigenlijk direct gelukt, maar het ISSC had nóg een opdracht’, vertelt Vonk. ‘Namelijk de dienstverlening gemeenschappelijk maken. Dat is wat studenten en medewerkers nu zien gebeuren: de uitrol van NUWD.’ Oftewel: de Nieuwe Universitaire Werkplekdienst, die stapsgewijs per instituut wordt ingevoerd. In het kort krijgt iedereen daarbij dezelfde nieuwe softwareversies en universiteitsbreed toegang tot opgeslagen gegevens en de agendafunctie.
Dat proces begon pas in september 2012. Het ISSC kende niet bepaald een vliegende start. Kort na de oprichting overleed de vorige directeur. Vonk: ‘In de interimsituatie die volgde, moest de organisatie nog steeds één geheel worden. Momenteel maken we een inhaalslag.’
Onlangs is Sociale Wetenschappen overgeschakeld en eind dit jaar moet dat voor Wiskunde en Natuurwetenschappen als laatste faculteit ook het geval zijn. Momenteel wordt er gewerkt aan biologie. Farmacologie, scheikunde en informatica zijn uiteindelijk na de zomer aan de beurt.
Intussen komen ICT-kwesties, zoals traagheid of de verloren scriptie van Krol, regelmatig ter sprake tijdens universiteits- en faculteitsraadsvergaderingen. Bij de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is ‘het functioneren van het ISSC’ voorlopig zelfs een vast agendapunt.
‘Per faculteit is de migratie een graadje complexer’, legt Vonk uit. ‘De afdelingen die in de VUW-omgeving werkten waren behoorlijk geharmoniseerd ingericht. Bij Sociale Wetenschappen was er, in jargon, al sprake van een domeinmigratie. Bij Wiskunde en Natuurwetenschappen komen nog meer ingewikkeldheden kijken. Het systeem moet ontsloten worden voor Mac en Linux, mensen werken met veel verschillende applicaties en bovendien is er veel zelfwerkzaamheid. Medewerkers nemen zelf allerlei initiatieven op de pc’s. Dat moet dus veel grondiger geïnventariseerd worden.’
De bètastudenten hebben zelf ook een grondige inventarisatie gemaakt. Zo is het niet langer mogelijk om ’s nachts computers te laten rekenen aan projecten, de werking van e-mailaliassen is ‘zwarte magie’ voor het ISSC en Dropbox is verboden zonder dat er een alternatief komt, is te lezen in een brief aan de faculteitsraad, geschreven door wiskunde- en informaticastudenten. De helpdesk is volgens hen bovendien slecht bereikbaar en antwoorden en oplossingen laten lang op zich wachten, of blijven uit. Kleinere dingen worden maar niet meer aan het ISSC gemeld, ‘want voor je het weet werkt wat er nu wel eindelijk werkt niet meer’.
Computers worden ’s nachts inderdaad van op afstand uitgezet. Vonk: ‘Dat scheelt energie. We krijgen medewerkers niet allemaal zo ver dat ze zelf hun computer na een werkdag uitschakelen. Bovendien moet er regelmatig gepatcht worden. Dat houdt in dat er updates overheen moeten bij softwareproblemen, zoals gaten waar virussen doorheen kunnen. Daarbij moeten pc’s af en toe opnieuw worden opgestart.’ Voor de nachtelijke berekeningen oppert ze het gebruik van rekenclusters in plaats van pc’s. ‘Dat zijn apparaten die twenty four seven kunnen doorgaan.’
Van Dropbox is de Universiteit Leiden dan weer geen voorstander, vanwege The Patriot Act: de NSA leest mee. Vonk: ‘De universiteit werkt met andere universiteiten en SURF aan het alternatief SURFdrive. Aanvankelijk alleen voor medewerkers, want er hangt wel een prijskaartje aan.’ En de studenten dan? Vonk: ‘Die kunnen samenwerken via SharePoint, of de schijfruimte.’
De briefschrijvers hebben zelf ook zo hun ideeën over de oorzaak van de ICT-perikelen. Volgens hen was het een misvatting dat een Windows-werkplek voor bijvoorbeeld Geesteswetenschappen, dezelfde dienst is als een werkplek bij wiskunde en natuurwetenschappen. Daar wordt namelijk vaker met Linux gewerkt, wat een ‘significant andere expertise van de systeembeheerders vereist’, schrijven de studenten. Volgens hen is iedereen het erover eens dat het beleid ‘hinderlijk en contraproductief werkt’ en ‘de gebruikers meer relevante kennis hebben voor het beheer dan de beheerders’.
Een oplossing hebben ze ook: ‘Het ISSC losweken van het beheer van de Linux-omgevingen’, maar ze vrezen dat dit moeilijk geaccepteerd zal worden. ‘Tja, als je wel in jouw toko met tien of tachtig man kunt samenwerken, maar níet met de hele universiteit; wat voor beeld schets je dan?’ reageert Vonk. Het ISSC doet overigens wel toenaderingspogingen, bijvoorbeeld met aparte onderzoeksnetwerken voor bèta-afdelingen. Vonk: ‘Als je studenten en medewerkers loslaat op de machines, kunnen ze de rest van de dienstverlening beïnvloeden met virussen en malware. Onze firewalls houden die tegen, maar daardoor is er minder mogelijk op standaard pc’s. Binnen die aparte onderzoeksnetten kan er juist meer, terwijl de rest beschermd wordt.’
Aangezien alle faculteiten bij de NUWD-migratie in één omgeving terecht moeten komen, en losweken dus geen reële optie is, pleiten de studenten in elk geval voor een bereikbaar en professioneel Linux-team. Uiteindelijk moeten die er voor Windows, Linux en Mac ook komen, maar Vonk denkt dat de grootste vraag zal verdampen. ‘Nu, tijdens de migratie, zitten we natuurlijk in een dalletje. Maar uiteindelijk is ons doel een situatie zónder verstoringen.’ Ze verwacht dat het na 2014 een stuk rustiger wordt. ‘Wat het systeem betreft dan. Achter de schermen moeten we dan nog héél veel opruimen.’
Voor het laatste voorstel van de studenten staat ze wel open: een groep van studenten en personeelsleden die mee mogen praten met het ICT-management. ‘Maar dan wel via de instituutsmanagers. Zij huren mij immers in.’
De vraag naar communicatie klinkt ook elders. ‘Als er regelmatig stukken in de nieuwsbrief staan, heb je bij storingen en andere problemen in elk geval het idee dat er met man en macht aan gewerkt wordt’, zegt Altena bij Rechten. Dubelaar: ‘Tips van de ISSC-helpdeskmedewerkers zijn ook heel welkom. Zij komen al met bruikbare suggesties, zoals werken via je USB-stick of op je eigen laptop. Dat kan het verschil maken tussen gewoon traag of heel traag.’ Maar dergelijke omwegen zijn wel foutgevoeliger, vindt Altena. ‘USB-sticks gaan kapot of liggen per ongeluk nog thuis. Dan is de P-schijf toch meer idiot proof.’
Te Beest tipte het ‘stickie’ ook, toen vorige maand de haperende ICT in de universiteitsraad ter sprake kwam. Bij een grote schijfstoring voorzag het ISSC de receptie van de Universiteitsbibliotheek van extra USB-sticks. Ook Krol gebruikt ze vaak. ‘Maar toen mijn scriptie verdwenen was nét even niet. Toch moet je eigenlijk ook van het systeem op aan kunnen.’
Vonk waarschuwt studenten en medewerkers er juist voor om niet blind te varen op de ICT: ‘We vertrouwen allemaal op de 220 Volt, maar ook de elektriciteit valt wel eens uit.’