Medewerkers worden er gek van, studenten snappen er niets van en het kost 10 miljoen euro - twee keer zo duur als begroot. Bij de invoering van het nieuwe studenten administratie en volgsysteem Usis ging veel mis, concludeert consultancybureau Capgemini.
Het bureau laat in haar evaluatie geen spaan heel van het project. Usis wordt door gebruikers ‘omslachtig, star en complex’ genoemd. Het beheer kost meer tijd dan voorheen en de kwaliteit van de service is nog niet op het oude niveau. De onderwijsadministraties van de faculteiten zette naar schatting 30 procent meer personeel in om de dienstverlening enigszins op peil te houden.
In 2005 besloot de universiteit samen te gaan werken met andere instellingen om een nieuw studentenadministratiesysteem op poten te zetten. Het programma Campus Solutions van softwarebedrijf Oracle werd aangekocht en vormde de basis voor Usis. ICT-specialist Atos ging samen met de partners Usis verder ontwikkelen en invoeren. Dit bedrijf leverde ‘ondanks dwingende afspraken’ niet voldoende kennis, aldus Capgemini.
Projectteamleden kenden het systeem bij invoering niet goed genoeg en tests door gebruikers vielen in het water. Dodelijk in het rapport is de opmerking dat ‘sommige studenten naar grote tevredenheid’ gebruiken maken van Ucheck. Dat is een door een geneeskundestudent ontwikkeld hulpprogramma voor Usis.
Vorige week legde het college van bestuur tijdens de universiteitsvergadering verantwoording af over het project. ‘We hebben onze lessen geleerd’, zei vicecollegevoorzitter Willem te Beest. ‘We zijn gaan bouwen, zonder precies te weten wát we precies gingen bouwen. We wilden tegemoet komen aan alle wensen .’ Het steeds veranderen van de voorwaarden maakte het volgens het college onmogelijk om het programma goed uit te rollen.
Studentenfractie SGL/CSL vond de reactie van het college wat nonchalant. Excuses voor fouten werden niet gemaakt. Jorgen Bogaard van de SGL/CSL confronteerde Te Beest met een uitspraak die hij had gedaan over het project: ‘“Er zijn geen fouten gemaakt en als die wel zijn gemaakt dan zijn ze met zijn allen gemaakt”. Staat u nog achter deze opmerking?’ Volgens Hendrik Kaptein, voorzitter van Abvakabo/fnv fractie in de raad, wekte Te Beest de indruk dat hij met deze opmerking zijn eigen werknemers afviel.
‘Dat heb ik nooit zo ervaren en zeker niet beoogd’, reageerde Te Beest. Hij nam de gewraakte uitspraak dan ook terug. Daarmee is de kous niet af. Dit rapport gaat over de implementatie van Usis. De raad wil nu nog meer weten over de periode hiervoor.